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文／高嶋美里
我說過大多數人一開始都算不準自己花在工作上的時間。頭腦和時間是無形的，很難妥善整理，但它們卻是工作上最重要、最應該整理的事物。
利用 Google 日曆把時間視覺化，讓整理作業變得更容易。利用 Google 日曆規劃時間表，配合它來工作，便可看出自己花在工作上的時間。
可是，Google 日曆是以三十分鐘為單位，無法靠它掌握確切的時間。因此，為了準確掌握自己的時間，要確實地把時間記錄下來。
透過記錄來了解自己到底花了多少時間在什麼事情上，可以養成提高時間效率的習慣。掌握確切的時間，才能做好時間管理。
- 只是每天記錄時間，學生的成績就進步了
以前我擔任補習班講師時，為了拉高學生的成績，我要所有人把從早上起床到晚上睡覺的時間通通記錄下來。因為當時還沒有 Google 日曆，我便要求他們記在筆記本上，藉此讓他們關心到時間。
都來上補習班了，學生們也堅持自己每天都有唸書，成績卻沒有進步？這太奇怪了。為了讓他們察覺其實自己根本沒在唸書，才叫他們記錄時間。因為，人只要沒有自覺，就絕對不可能改進。
結果，效果好極了！持續記錄了一個月之後，也沒做其他特別的事，學生們的成績就在轉眼間進步了。為什麼會這樣呢？因為他們察覺到，實際上自己虛度了許多時間。
舉例來說，不要只是寫「從○點讀到○點」，而是寫成「從○點○分到○點○分，把題庫從第 X 頁寫到第 X 頁」，具體地記錄下時間和進度很重要。
要是唸書時沒有具體的目標，就白記錄了。我要求學生用數字來記錄進度，唸書以外的時間也一樣，無論做了多麼瑣碎的事情，都要寫下來。試著記錄後，每個學生都發覺，不知道自己在幹嘛的時間比想像中的多。他們都以為自己每天都在唸書，但其實有很多時間都浪費了。
把全班學生浪費的時間平均起來，一天多達五個小時！
這段空白，有跟沒有是一樣的。我告訴學生：「如果把這段時間全都用來唸書，成績應該會贏過所有人吧！」於是，學生們恍然大悟，也開始改變心態，不必特地要求他們唸書，成績自然就會進步。這個班級的學生並沒有特別優秀。但書唸得比別人多，成績當然會進步。
- 以「分」為單位記錄
我到現在都會在為商務人士舉辦的研討會上，向他們提出記錄時間的建議。可惜的是，大人嘴上說會記錄，但實際上都不會去做，所以收不到像高中生那麼好的成效。
即使做了紀錄，卻寫成「九時至十七時：工作；十九時至二十時：晚餐」，
這樣一點意義也沒有。
記錄時間的時候，必須寫下確切的工作內容，以及在工作以外做了什麼，而且要細到以「分」為單位。
八點五十八分 就座
八點五十九分 啟動電腦
九點零四分 泡完茶回到座位
九點零六分 開始看信
九點二十七分 看完信件
九點三十一分 開始回信
像這樣，每個動作之間一定有幾分鐘的空白。你就會發現，即使紀錄上寫著九點開始工作，但其中還包含就座、啟動電腦、泡茶等動作的時間，並非從九點那一瞬間準時開始。
- 每人每天有五小時的空白時間
我想你大概從未做過如此詳細的紀錄，如果可以，請你要持續一個月，至少也要維持一周。反覆記錄自己的作業，就知道自己的一天到底做了什麼，慢慢地便能準確預估一項作業的花費時間。
以瘦身為例，近期流行只要用錄音持續記下自己吃了什麼、動了多少，就能達到瘦身的效果，時間管理也是相同的道理。
其實，在使用 Google 日曆規劃行事曆之前，最好先持續一陣子記錄時間的作業，如此持續記錄，會發現各項作業之間有好幾段空檔。此外，儘管一直以為自己有在工作，還是會發現實際上很多舉動都跟工作沒有直接關聯。
例如，在利用網路查資料時，不自覺地沿著連結開始在網路上亂逛。把這些時間加起來，甚至有人一天花超過兩、三個小時在上網。
記錄時，不要只寫「上網查資料」，而是要記下具體的行動，像是「查詢○○」、「搜尋△△」或「瀏覽 XX 的文章」。這樣子，就能看出自己花多少時間在跟工作無關的事情上。
把這些空白的時間，再加上零碎的空檔，結果是，在上班時段內，每個人平均有五個小時沒在工作。
壓縮工作以外的時間
極力削減跟工作無關的空白時間，將會加速工作速度。首先，從時間記錄表中，挑出「上廁所．回座」、「跟隔壁同事聊天」這些工作以外的行動。要是這些空白時間過長，最好要自我檢討。
除了上廁所之外，你是否會不小心跟在廁所遇到的同事聊得太忘我？假如你是女性，是不是常花時間反覆補妝？雖然你以為沒有聊那麼久，但還是可能花了五到十分鐘。持續做記錄，會產生注意時間的習慣，花在某個行動上的時間會更準確。像是上廁所預計 X 分鐘，就真的只花 X 分鐘解決。這樣做，可以把工作以外的時間壓縮到最短。
接著，以「分」為單位來記錄工作內容，應該會感覺到除了主要工作，花在事前準備、事後收拾、取出＆尋找物品及通勤時間也不少。要是這些時間過長，就代表實際用在工作上的時間只有一點點，大多時候都在處理附加事務。
- 空白的五小時就用來進修
持續精確計算並意識自己的時間，就能估算一項作業所需的時間。持續計算一個月左右，估計時間和實際時間的誤差應該會消失。
詢問那些在商場上成果卓著的人如何利用時間，得知他們平均一天花五個小時在職能進修上。
聽到五個小時，會覺得他們一定撥出了很多時間，但原因其實是前面所說的，每位上班族平均每天有五個小時的空白時間。每天把這五個小時用來進修，工作水準當然會更上一層樓。
削減這些空白時間，原本必須加班才做得完的工作便能準時完成，下班後可以去上課、閱讀或參加研討會。
而且，如果該做的事情提早做完，還可以利用剩下的工作時間收集可作為素材的資料，或是替新的企劃案進行事先調查，每天替未來做好準備。總是忙於工作，認為自己根本沒空進修的人，其實浪費了很多時間。
年薪高和年薪低的人，差別在於除了每天必須完成的工作之外，還學了多少東西。現在是資訊革命的時代，社會變動的速度前所未聞。要是只做眼前的工作，不要說未來了，連當下的商機變動都跟不上。
對浪費的時間有所自覺，加以削減並用來進修吧！
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（本文為《三采文化》授權刊載，作者：高嶋美里 ，書名：就是比你早 3 小時下班：從「桌面淨空」開始！重整工作、情報、大腦的 14 天整理術，圖片來源：We have moved! Please visit /highwaysengland，CClicense ，非經允許，不得轉載。）
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